Intern kommunikasjon ved produktlansering: Forventning vs. virkelighet

En ny produktlansering er både spennende og krevende. Det er en rekke elementer involvert, ikke minst investeringen av tid og penger. Den omkringliggende markedsførings- og planleggingsinnsatsen må stå i perfekt sammenheng med budskapet ditt, og det ultimate målet må være å formidle for publikum hvorfor dette produktet eller denne produktlinjen er noe de skal interessere seg for.  

En fundamental komponent i alt som nevnes over, er at kommunikasjon er kritisk for at en produktlansering skal lykkes. Den interne kommunikasjonen er særlig viktig for lanseringen - en sterk kommunikasjonsinnsats sammen med teamet ditt og hele organisasjonen, gjør det lettere å utvikle en sammenhengende strategi og forbedre den generelle organiseringen og koordineringen. Videreformidling av relevant informasjon, og tilretteleggelse for opplæring om nødvendig, vil gjøre det enklere for deg å bli klar for markedet, involvere eksterne interessenter og øke salget. 

Den følgende guiden tilbyr en omfattende sjekkliste som vil hjelpe deg til enkelt å forbedre din interne kommunikasjon ved en produktlansering, noe som øker sjansene dine for suksess. Som en ekstra fordel forsterker god kommunikasjon og organisering innad i organisasjonen også produktivitet og moral, da hele selskapet samles om denne spennende innsatsen.  

Les også: "Alt du bør inkludere i din lanseringsstrategi for å få en perfekt produktlansering" 

Forstå utfordringene ved en produktlansering - Utvikling av kommunikasjonsstrategi for lansering

Før du kan dykke ned i utviklingen av strategien din eller begynne å skrive forretningssammendrag, må du først forstå de unike utfordringene du står overfor når du skal lansere et nytt produkt. 

• Du skal være fullstendig oppmerksom på målgruppen din - ønskene, behovene og forventningene deres. Det er også viktig at du omtrent vet størrelsen på målgruppen, slik at du kan være sikker på at forventningene dine matcher realiteten av det du vil oppnå. 

• Salg og markedsføring skal skje i sammenheng med hverandre. Ofte arbeider de selvstendig uten rett mengde interaksjon og tilpasning slik at selskapet kan dra nytte av det. Foren disse to teamene og skap samarbeid mellom dem, og du vil ultimativt oppleve sterk vekst i inntekter. 

Med disse nevnte utfordringene i tankene og en plan til å overkomme dem, er du klar til å begynne å utvikle din strategi for intern kommunikasjon ved produktlanseringer. 

1. Koordinering med teamene dine

Selv om det er du som skal sørge for at informasjon når ut til hele organisasjonen, kan det være forskjell på hvordan du nærmere deg hver enkelt avdeling eller team. Hovedpoengene i informasjonen vil likevel sannsynligvis være den samme, og bør derfor inkludere: 

Formål

La dine interne interessenter få vite hva du planlegger å oppnå med den kommende produktlanseringen. Dette gir hvert enkelt individ i organisasjonen din en fast idé om det ultimate målet og gjør det mulig for dem å fortsette fremad med en strategi som hjelper dem å nå målet.  

Målgruppe

Hvem er produktet laget for? Hvordan hjelper det dem? Hvilken rolle spiller produktet? Markedsføring og salg er ikke de eneste teamene som må forstå produktets målgruppe. Når alle i organisasjonen er oppmerksomme på hvem et spesifikt produkt er designet til, kan de bli i bedre stand til å bidra til at produktlanseringen blir en suksess. 

Nøkkelbudskap

Dine interne interessenter skal kunne forstå hva, og hvordan du har tenkt å presentere for publikum. De ansatte bør også forstå budskapet som skal ut til kundene. De er tross alt også selv forbrukere, og de kan gi nye innsikter og perspektiver på hvor godt budskapet muligens blir mottatt. 

Tidslinje

En ekstremt viktig del av kommunikasjonsstrategien ved produktlanseringer er å sørge for at alle er på samme side med tanke på planlagte aktiviteter. Dette får alle til å holde seg til tidsplanen, og det minimerer risikoen for forsinkelser og fremmer kommunikasjon mellom avdelinger. 

Viktige detaljer for hvert spesifikke team

Markedsføringsteamet ditt trenger å vite hvilke promoteringer de skal gjøre. Salgsteamet ditt må få beskjed om prissetting og funksjoner. Produksjonen bør være oppmerksom på forventninger til produktet. Hver avdeling skal hovedsakelig ha tilgang på informasjonen de har bruk for, slik at de kan lykkes med nåværende og kommende oppgaver. 

I mange virksomheter er koordinering innad i teamene en utfordring fordi de har kontorer i flere forskjellige land. Ulike språk og kulturelle forskjeller kan gjøre det vanskelig å presentere nye produkter på en effektiv måte. På bakgrunn av dette velger ofte firmaer å bruke et medium som ikke er så utsatt for misforståelser, for eksempel video. En forklaringsvideo kan kommunisere de viktigste fordelene ved det nye produktet ditt, bedre enn et sammendrag. En annen mulighet er å lage en produktfilm. Se hvordan noen av våre kunder har anvendt produktfilmer. 

2. Kommunikativ timing  

Ikke alle trenger å vite hver detalj med det samme. En produktlansering er dessuten konstant under utvikling, uansett hvor mye planlegging man har gjort i forkant. Detaljene vil endres, og noen ganger kan dette endre hele planen. 

Det er derfor viktig at du, som en del av kommunikasjonsstrategien for lanseringen, utvikler en tidslinje for hva og når du vil kommunisere spesifikke detaljer om produktlanseringen. Dette vil bidra til å redusere forvirring og skape forventning innad i organisasjonen om den kommende lanseringen. 

Start med den innledende planleggingen av produktlanseringen. Dette innebærer alt som beskrives ovenfor - forståelse for målgruppen din, definering av formål, osv. Dette vil fungere som en forløper for produktfortellingen eller forretningssammendraget ditt. Her refereres det til et dokument som inneholder all relevant informasjon som organisasjonen din trenger for å forenes om den kommende produktlanseringen. Det fremhever verdien og fordelene ved produktet, informerer go-to-marked-teamet om forventet posisjonering og ditt overordnede budskap til publikum. 

Det neste steget kan betraktes som en liten pre-lansering. Du møter salgs- og serviceteam, markedsføringsavdelingen og andre som er en del av å skape innhold om produktet. 

Når du deretter kommer tettere på produktlanseringsdatoen, gir du salgsteamene dine informasjonen og opplæringen de trenger for effektivt å kunne selge produktet. Distributører trenger også informasjon i forkant av lanseringen slik at de kan forberede seg på at det kommer et nytt produkt eller en ny produktlinje. 

På lanseringsdagen bør alle i organisasjonen være dedikert til produktets fortelling. Denne kan sendes til alle ansatte via en intern e-post om produktlanseringen, en video eller under fysiske møter og presentasjoner. Den innledende kommunikasjonen kan også formidles under en presentasjon med oppfølgende e-poster etter hvert som lanseringsstrategien utvikler seg.  

3. Bruk av kanaler ved kommunikasjon om produktlansering

Interne e-poster om produktlansering eller presentasjoner er bare noen av kanalene du kan ta i bruk til intern kommunikasjon. Det er viktig at du velger de riktige kanalene slik at du får budskapet og informasjonen gjennom på den mest effektive måten. 

Hvis firmaet ditt allerede har et internt chattesystem eller andre verktøy for beskjeder, er dette kanskje det beste å anvende. Men når du skal gi omfattende informasjon kan det være lurt å supplere e-postene eller chatten med mer rådhuslignende møter. 

Ut over dette kan informasjon på bannere og plakater i området ytterligere forsterke budskapet ditt og gi flere detaljer. Oppdateringer på sosiale medier eller beskjeder via intranettet kan også bidra.

Verktøy laget til teamarbeid fungerer også godt ved kommunikasjon mellom ulike avdelinger, å skape fremgang og for å sørge for at alt beveger seg fremover i riktig tempo. 

I større firmaer eller multinasjonale virksomheter blir kanskje klassiske kommunikasjonsverktøy, slik som intranettet, ineffektive. Men som alle vet, et bilde er verdt mer enn tusen ord. Det fins en rekke 3D-teknologier som kan være til hjelp med å kommunisere fordelene ved produktet ditt mer effektivt gjennom visualiseringer. En produktfilm kan først og fremst være et uvurderlig supplement ved å vise detaljene i produktets funksjonaliteter. 

En større utfordring er imidlertid å kommunisere disse fordelene til eksterne interessenter. Hvordan kan du sikre deg at forhandlerne dine forstår hvordan man samler og selger produktene korrekt? 

Dette er hvordan våre kunder, eksempelvis Geberit og Markilux, viser frem funksjons- og samlemanualen til alle interne og eksterne interessenter, og til slutt for sluttbrukerne. 

4. Å gjøre teamene dine klare

Etter lanseringen må du forberede teamene dine på den endelige igangsettelsen. Produktledelsesverktøy er ideelt til dette, da du blir i stand til å skape direkte og eksklusiv kommunikasjon, heller enn enkle versjoner. Markedsføringskampanjene bør være klare, og salg- og serviceteamene dine bør være på beina. Det er også tid for å gi ut nye, oppdaterte forretningssammendrag til alle, og kanskje en sjekkliste for teamene for å sikre at alt som må gjøres, blir gjort. 

Hvis opplæring er nødvendig, bør det gjøres i god tid slik at alle teamene som har bruk for arbeidskrevende trening, får den tiden de trenger til det. Det er også god praksis å bygge opp momentum og begeistring innad i organisasjonen i tiden frem mot den egentlige produktlanseringen, da dette vil skape motivasjon. 

Et siste møte i virksomheten eller en presentasjon bidrar til å gjenta budskapet og målene dine, og inkluderer samtidig organisasjonen i det som man kan forvente blir en spennende og positiv opplevelse. 

5. DOs og DON’Ts

Det er mye å huske på og planlegge når du skal utvikle en strategi for produktlanseringen din, og det er helt klart ting du må gjøre og andre ting du bør unngå for å øke sjansene dine for suksess. 

DOs

• Pass på at du gir alle den informasjonen de trenger for å bidra til lanseringens suksess. Jo mer detaljert kunnskap teamet har, desto bedre kan de møte og ikke minst overgå dine forventninger.  
• Bruk de riktige kanalene til å kommunisere. Spør teamene dine hvilke kanaler de gjerne vil bruke. I tillegg kan tidspunkt på dagen spille en rolle. Perfekt kommunikasjon går begge veier. La teamet ditt fortelle deg hva de tenker, og du vil bli i bedre stand til å sørge for at informasjonen kommer ut til alle som trenger den, på en ordentlig måte. 
• Husk å inkludere rikelig med informasjon om fordelene ved produktet til alle avdelinger. Relevante fordelene kan variere fra avdeling til avdeling, men hovedsakelig trenger alle å vite hvorfor de skal engasjere seg i sin rolle i produktlanseringen. 

DON’Ts

• Unngå å overvelde folk med informasjon som de ikke trenger. Skreddersy informasjonen slik at den er spesifikk for de ulike avdelingene. Markedsføringsavdelingen trenger for eksempel ikke detaljer om distribusjon, og salgsteamet behøver nødvendigvis ikke informasjon som hovedsakelig er tiltenkt ledere. 
• Unngå å vente til siste øyeblikk med å gjøre kritiske endringer eller å gi informasjon til teamene dine. De trenger tid til å forberede og tilpasse seg, og hvis de ikke får tilstrekkelig med tid, kan hele tidsplanen for lanseringen falle sammen, eller det kan i verste fall føre til at du blir tvunget til å lansere produktet uten skikkelig forberedelse, noe som reduserer sjansen for suksess. 
• Ikke overse innsatsen fra avdelinger som kanskje ikke spiller en like stor rolle i produktlanseringen som andre team. Alle som bidrar til produktlanseringen bør anerkjennes.  

Post-lanseringsplaner 

Det er fremdeles mye som gjenstår etter at en produktlansering er over. Noen team må kanskje fremdeles yte support til andre. Du bør også samle inn feedback fra de ulike teamene, slik at du kan få innsikt i hva som kan forbedres til fremtidige lanseringer. Sporinger, innsamling av feedback fra kunder og det å vise organisasjonen din hvor vellykket produktlanseringen var, bør også inkluderes i post-lanseringsplanen din. 

Hvis du følger sjekklisten i guiden ovenfor, vil du bli i stand til å holde deg organisert, holde tidsplanen og til sist øke sjansene dine for gang på gang å oppleve suksess.